Documenten anonimiseren vanuit JOIN
Ga goed voorbereid aan de slag met de Wet open overheid
JOIN vormt bij veel organisaties het kloppende hart voor documentbeheer. Wanneer je een document extern moet publiceren, bijvoorbeeld naar aanleiding van de Wet open overheid (Woo), wil je er zeker van zijn dat er geen persoonsgegevens of andere vertrouwelijke data op straat komen te liggen.
Om de kans op fouten te verkleinen, is het bovendien van belang dat de route vanuit JOIN naar een oplossingen voor anonimiseren zo kort mogelijk is, zonder lokale opslag of e-mail. Daarom bieden we een koppeling tussen JOIN en vier oplossingen voor anonimiseren: DataMask, OCTOBOX, BM Dataprotector en eAnonimiseren. Zij zijn experts op het gebied van geautomatiseerd anonimiseren. Zo ben je er zeker van dat deze delicate kwestie goed verloopt.
Slimme tools: minder werk en kleinere foutmarge
Binnen elke organisatie wordt continu (samen)gewerkt aan documenten. Veelal bevatten die namen en andere gegevens die tot een persoon zijn te herleiden. Denk aan burgerservicenummers, bankrekeningnummers en - bijvoorbeeld in foto’s - nummerborden.
Al deze gegevens handmatig anonimiseren kan een tijdrovende en foutgevoelige taak zijn. Met de slimme oplossingen DataMask, Octobox, BM Dataprotector en eAnonimiseren anonimiseer je documenten volledig geautomatiseerd. Met onze koppeling stuur je bestanden rechtstreeks vanuit JOIN naar deze anonimisatietools. Je hoeft de documenten vervolgens alleen te controleren. Indien gewenst kan je handmatig extra informatie maskeren. Bijvoorbeeld persoonlijke beleidsopvattingen. Vervolgens worden de documenten automatisch teruggeschreven naar JOIN.
Schematische weergave van de koppeling
De drie stappen van anonimiseren vanuit JOIN
Stap 1: Documenten aanbieden vanuit JOIN
Je selecteert één of meerdere bestanden vanuit een documentregistratie of een zaak en biedt deze aan voor anonimisatie.
Stap 2: De documenten controleren en aanvullen
De documenten worden geanalyseerd door de aangesloten anonimiseeroplossing. Vervolgens kan je de bestanden in de editor controleren en indien nodig maskeringen toevoegen. In onderstaande video's zie je een demonstratie van de editors van de drie aangesloten oplossingen.
Stap 3: De geanonimiseerde documenten worden teruggeschreven naar JOIN
Vanuit de editor stuurt u de bestanden terug naar JOIN, waar ze worden toegevoegd aan de documentregistratie of zaak.
De voordelen van anonimiseren vanuit JOIN:
- Geen gevoelige data in de mail of op lokale opslag
- Je bent compliant aan de AVG en Wet open overheid
- De kans op datalekken wordt aanzienlijk kleiner
- Geanonimiseerde documenten worden automatisch gearchiveerd
- De koppeling is snel gerealiseerd
“De Wet open overheid en de AVG staan op gespannen voet met elkaar.
Met deze koppeling kan je toch aan alle geldende wet- en regelgeving voldoen.”
Jerry Evers, accountmanager JOIN
Infosheet: Anonimiseren vanuit JOIN met DataMask
In deze infosheet in samenwerking met DataMask, lees je niet alleen over de werking van de tool en de koppeling met JOIN, maar ook waarom het belangrijk is om documenten te anonimiseren en met welke wet- en regelgeving je te maken hebt. Denk aan de Wet open overheid (Woo), Wet elektronische publicatie (Wep) en de Archiefwet.
Tijd voor efficiënte processen!
Van anonimiseren tot digitaal ondertekenen, onze aanvullende modules en integraties maken JOIN Zaaksysteem compleet. Heb je vragen of wil je aan de slag? We helpen je graag verder! Door onderstaand formulier in te vullen, nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.
