Inzichtelijke registraties met JOIN Contractbeheer

Voor een duidelijk overzicht van alle contracten binnen jouw organisatie, is het zaak dat deze goed beheerd worden. Contractbeheer van JOIN zorgt voor eenduidige en inzichtelijke registraties van contracten.

 

 

JOIN is uitermate geschikt voor het beheren van contracten. Door gebruik te maken van aanwezige functionaliteiten heb je de beschikking over alle middelen die je voor het beheren van jouw contracten nodig hebt.

Een belangrijke functie voor contractbeheer is het rekenen met velden. Met JOIN kunnen allerlei berekeningen uitgevoerd worden met document-, dossier-, en adresvelden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om totalen van gekoppelde items te berekenen. Berekeningen met numerieke velden en datumvelden bieden de mogelijkheid om onder andere opzeg- en vervaltermijnen automatisch uit te laten rekenen.

 

Een contractenboek

Om contracten in JOIN efficiënt te beheren, wordt er een speciaal contractenboek aangemaakt. Door de ‘velden’ in te richten bepaal je zelf welke metagegevens van de contracten je registreert, zoals looptijd, opzegtermijn en waarde van het contract. Met behulp van macro’s worden vervolgens berekeningen uitgevoerd.

  • Automatische berekening van contractwaarden
  • Autorisatie mogelijkheid per contract

 

Dossiers voor contracten

Je kunt ook verzameldossiers maken voor verschillende contractsoorten. Het voordeel hiervan is, is dat je de waarden van de contracten – die aan een verzameldossier gekoppeld zijn – kunt optellen, aftrekken, delen en er gemiddelden van kunt berekenen. Als je bijvoorbeeld een dossierboek Onderhoudscontracten hebt, dan kun je de totale waarde van alle onderhoudscontracten in dit dossierboek laten berekenen.

  • Volledige vrijheid in de hoeveelheid en soort metadata per contract
  • Vorming van contractdossiers

 

Tijdig opzeggen

Om verzekerd te zijn van een tijdige opzegging of verlenging van contracten is het van belang dat het contractbeheersysteem je hier op het juiste moment op attendeert. Op basis van de einddatum en de opzegtermijn berekent JOIN wanneer het contract opgezegd moet worden. Met behulp van overzichten die op vooraf ingestelde momenten naar gebruikers gemaild worden, kun je er zeker van zijn dat de juiste personen op tijd op de hoogte worden gebracht van een mogelijke opzegging of verlenging van jouw contracten.

  • Automatische berekening van opzegdatum, signaleringsdatum e.d.
  • Automatische signalering van contracten die verlengd of opgezegd moeten worden

 

Om optimaal gebruik te kunnen maken van Contractbeheer van JOIN dien je te beschikken over onze standaardsoftware gecombineerd met de e-mailmodule voor de hierboven genoemde signalering van de vervaldatum. Door het toepassen van bestaande functies ben je in staat om op een volwaardige manier je contracten te beheren. Uiteraard kunnen onze consultants je helpen bij de inrichting van contractbeheer binnen JOIN.

 

 

 

Meer weten?

Wil je meer weten over Contractbeheer van JOIN? Laat gerust je gegevens achter, we vertellen je er graag meer over!