De digitale APK voor interne processen in JOIN

Plan een functionele site check door onze functioneel consultants

Een slimme inrichting van JOIN Zaaksysteem is cruciaal voor een efficiënt verloop van de interne processen die hierin zijn ondergebracht. Onze functioneel consultants combineren hun uitgebreide kennis van JOIN met veel ervaring bij overheidsorganisaties. Op die manier zijn zij als geen ander in staat om gemeenten, waterschappen, veiligheidsregio's, omgevingdiensten, etc te helpen bij het verslimmen van interne processen. 

Om te kijken waar bij uw organisatie de meeste winst valt te behalen, bieden wij nu een functionele site check. Hierin kijken onze functioneel consultants naar de inrichting van JOIN en de interne processen. Op basis hiervan maken zij een verbeterplan. Kleine aanpassingen kunnen uiteraard direct worden doorgevoerd.

De inhoud van de check varieert per organisatie, maar denk bijvoorbeeld aan:

  • Document- of dossierboeken verminderen/samenvoegen
    Bij organisaties die al langere tijd met JOIN werken, zien we dat het aantal document- en/of dossierboeken flink oploopt. Onze consultant kan helpen om dit op te ruimen (vernietigen) of efficiënter in te richten, bijvoorbeeld door duidelijke hiërarchie in de boeken aan te brengen.

  • Werken met object/locatie-informatie
    Het koppelen van zaken/documenten aan een (specifieke) locatie biedt de mogelijkheid om alle relevante stukken voor een bepaalde locatie in te zien. Dit kan met en zonder BAG-koppeling. De locatie kan ook getoond worden op de kaart. De (BAG) locatie biedt een extra dimensie aan zaken en bijbehorende documenten binnen JOIN. In één keer alle afgehandelde en lopende zaken inzichtelijk per locatie of gebied.

  • Efficiënte inzet van zaaktypen
    Zaaktypen.nl biedt veel mogelijkheden voor het inrichten van zaakgerichte processen. Denk aan: specifieke documentprofielen voor meer maatwerk voor specifieke soorten documenten (metadatasets), document-specifieke sjablonen die gekoppeld kunnen worden aan documenttypen, selectielijst update naar 2020, etc.

  • Werken met Custom Item Type voor Projecten en/of Contracten
    Is het lastig om goed beheer en archief rondom projecten/contracten uit te voeren en op te bouwen? Onze consultants kunnen de huidige configuratie doorlopen en een adviesrapport uitwerken met verbeteringen. Een juiste inrichting draagt bij aan goed overzicht en inzicht in onder andere de documentatie die behoort bij uw projecten en contracten.

  • Inrichting en voorlichting archiveren en vernietigen
    Als overheidsorganisatie ben je archiefplichtig. Gelukkig biedt JOIN de juiste tool om data op een correcte manier te archiveren en, zodra dit van toepassing is, te vernietigen. Onze consultant kan dit op een juiste manier inrichten en medewerkers trainen in het gebruik hiervan.

Tijd voor een digitale APK?

De functionele site check wordt uitgevoerd door een van onze functioneel consultants en duurt een dag. Aan het eind van de dag levert de consultant een adviesrapport op met aanbevelingen en tips. De check kan worden uitgevoerd op een lopende strippenkaart of worden afgenomen als losse dienst.

Heb je vragen of wil je een functionele site check inplannen? Laat het weten via onderstaand formulier.