Efficiënte en snelle factuurverwerking in JOIN

Doorloop het hele proces van factuurverwerking efficiënt en snel in JOIN. Met digitale factuurafhandeling valt vaak nog veel tijd en geld te besparen. Door de factuurverwerking te automatiseren kun je het proces aanzienlijk versnellen en voorkom je fouten. Met JOIN Factuurverwerking kun je facturen scannen, automatisch herkennen, volledig digitaal afhandelen en verwerken in jouw financiële pakket.

 

 

Inkomende facturen doorlopen doorgaans hetzelfde proces. Dit proces, van ontvangst tot aan het betaalbaar stellen van een factuur, moet via een aantal stappen en binnen korte tijd worden doorlopen. Globaal zijn deze stappen registratie, codering & controle, fiattering en archivering. Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is een zeer arbeidsintensief en foutgevoelig proces, terwijl dit proces met een digitale processtroom erg goed ondersteund en bewaakt kan worden. Door binnenkomende facturen te digitaliseren en het proces te automatiseren kun je veel tijd en geld besparen en verklein je de kans op fouten.

 

Factuurverwerking in vijf stappen

Factuurverwerking van JOIN is de complete en flexibele oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen waarmee je het volledige proces van binnenkomst tot archivering ondersteunt. Door de verwerking te ondersteunen met automatische herkenning en een laagdrempelige web-applicatie waarin de budgethouders hun facturen kunnen beoordelen, verloopt het proces sneller en overzichtelijker – met minder kans op fouten.

Het factuurverwerkingsproces in JOIN kent grofweg de volgende stappen:

  1. Digitalisering en registratie
  2. Herkenning
  3. Codering en controle
  4. Fiattering
  5. Verwerking en archivering

 

1. Digitalisering en registratie

De verwerking van binnenkomende facturen start met het invoeren ervan. Papieren facturen worden eerst gescand, centraal (in bulk) dan wel decentraal. Elektronisch ontvangen facturen kunnen direct worden opgenomen in het systeem. Per factuur wordt automatisch een registratie aangemaakt, waaraan de scan van de factuur als PDF-bestand gekoppeld wordt. Vanaf dit moment kun je de factuur niet meer kwijtraken en is deze in het digitale archief beschikbaar. De facturen kunnen binnen het archief worden gekoppeld aan bijvoorbeeld projectdossiers. Hierdoor kunnen ook degenen die niet direct bij de verwerking van facturen zijn betrokken, inzage krijgen in de binnengekomen facturen bij een bepaald project.

 

2. Herkenning

Doordat facturen gestructureerde documenten zijn met gestandaardiseerde gegevens van veelal bekende afzenders, kan er geautomatiseerde herkenning plaatsvinden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van geavanceerde OCR software in combinatie met herkenning van bekende crediteuren. De software herkent factuurgegevens en vult gegevens zoals bedrag, datum factuur en leverancier automatisch in. Het is niet nodig om per crediteur een sjabloon op te stellen om facturen te kunnen herkennen. Herkenning vindt plaats op basis van (een combinatie van) gegevens als KVK-nummer, BTW-nummer of bankrekeningnummer. De registratie wordt aan de betreffende crediteur gekoppeld en relevante gegevens, zoals bedrag, datum factuur, leverancier etc. worden automatisch aan de registratie toegevoegd.

 

3. Codering en controle

De codering, het toevoegen van kenmerken aan de factuur(registratie), kan digitaal veel sneller plaatsvinden. Gegevens die al bekend zijn (bijvoorbeeld een kostenplaats bij een crediteur) worden automatisch uit de scan overgenomen en aangevuld met gegevens uit de crediteurenadministratie. Doordat een groot deel van de gegevens automatisch wordt ingevuld, bestaat de coderingsfase vooral uit controle.

 

4. Fiattering

Na codering wordt de factuur digitaal ter beoordeling naar de juiste medewerkers gestuurd. Dit is mogelijk volgens een vooraf ingesteld procuratieschema. De route kan ook afhankelijk zijn van de hoogte van het factuurbedrag. Omdat een factuur delen kan bevatten die door verschillende budgethouders goedgekeurd moeten worden, kunnen facturen naar factuurregels gesplitst worden. Doordat het proces digitaal verloopt kan de goedkeuring door meerdere budgethouders tegelijkertijd plaatsvinden, wat aanzienlijke tijdwinst oplevert. Budgethouders worden op de hoogte gesteld via e-mail en zien in het systeem een overzicht van door hen te beoordelen facturen.

 

5. Verwerking en archivering

Nadat een factuur (volledig) is geaccordeerd, kan deze betaalbaar worden gesteld. Hier vindt de integratie met de financiële administratie plaats. Er zijn standaardkoppelingen beschikbaar tussen Factuurverwerking van JOIN en alle gangbare financiële systemen, zoals Exact, Coda, Decade, DBS, AcountView, MS Dynamics NAV, Afas, FIS2000 en Bomas. Geaccordeerde facturen worden doorgezet naar het financiële systeem voor verdere afhandeling. De scan van de factuur is opgeslagen in JOIN als centraal digitaal archief. Hierdoor is de integriteit van de data gewaarborgd. De scan kan op ieder moment opgevraagd worden vanuit zowel JOIN als het financiële systeem.

 

De kracht van JOIN Factuurverwerking 

  • Snelle en uniforme verwerking van inkoopfacturen;
  • Mogelijkheid factuur op te delen in factuurregels;
  • Facturen gelijktijdig aanbieden bij meerdere budgethouders;
  • Automatische herkenning zonder een sjabloon per crediteur;
  • Facturen raken niet meer kwijt en zijn snel en makkelijk terug te vinden;
  • Facturen zijn centraal opgeslagen en overal toegankelijk;
  • Archivering conform fiscale wet- en regelgeving;
  • Volledig web-based;
  • Standaardkoppelingen met vrijwel alle financiële systemen;
  • Uiterst eenvoudig en gebruiksvriendelijk voor budgethouders;
  • Heldere voortgangsrapportages en rappelleermogelijkheden;
  • Altijd inzichtelijk waar in het proces een factuur zich bevindt;
  • Module binnen totaaloplossing informatiebeheer;
  • Korte terugverdientijd.

 

Grip op het factuurverwerkingsproces

Met Factuurverwerking van JOIN loopt het management niet meer achter de feiten aan bij controle, probleemsignalering en bijsturing. De rapportagemodule is zo ingericht dat de procesmatige aspecten (voortgang en tijdigheid) uitstekend beoordeeld kunnen worden en een helder beeld geschetst wordt van alle kwalitatieve aspecten.

 

Integratie in je informatiebeleid

De basis voor Factuurverwerking wordt gevormd door JOIN, een totaaloplossing voor document en records management. Dit maakt het mogelijk om eenvoudig uit te breiden met toepassingen als document management, contractbeheer of projectbeheer. Hierdoor kun je stap voor stap op weg naar een volwaardig DMS en een volledig digitale werkwijze. Maak je al gebruik van JOIN, dan kun je Factuurverwerking naadloos als module integreren.


JOIN is gecertificeerd volgens de NEN 2082, de geldende norm voor informatie- en archiefmanagementsoftware. Deze norm bevat functionele eisen voor duurzaam beheer en archivering van digitale documenten, zoals facturen. Dit biedt de zekerheid dat de applicatie alle mogelijkheden biedt om informatie veilig en duurzaam op te slaan.

 

 

 

Meer weten?

Wil je meer weten over Factuurverwerking van JOIN? Laat gerust je gegevens achter, we vertellen je er graag meer over!